사회생활 - 직장인에게 보고란?

개요

보고서는 어떤 일을 연구하여 밝혀진 내용이나, 업무에 대한 사항 등을 타인에게 보고하기 위하여 작성하는 문서라 할 수 있는데요. 이처럼 보고서는 특정한 일에 관한 현황이나 그 진행사항 또는 연구, 검토결과 등을 보고하거나 건의하고자 할 때 작성하는 문서입니다. 보고는 법규나 규정, 상사의 지시, 명령 등에 의하여 구두 · 전화 · 서면 등의 방법으로 일정한 의사를 전달하거나 자료를 제출하는 것으로 일반적으로 상향적 정보흐름의 형태를 취합니다.

보고의 목적과 기능

회사나 기관에서는 보고서를 제출함으로써 업무의 진행상황을 파악할 수 있고, 이를 통해 상사는 보고자에게 적절한 지시나 조언을 해줄 수 있게 됩니다. 또한 문서화된 보고서는 업무 진행에 있어 지속적인 자료로 활용할 수 있습니다.

보고서의 용도는 작성하는 문서의 목적과 기능에 따라 분류되며, 일일업무보고, 주간업무보고, 영업보고서, 결산보고서, 출장보고서, 회의록등 다양한 용도의 보고서가 있습니다.

 

1) 보고의 목적
① 관리자의 정책결정 · 방침설정을 위한 상황파악
② 사업추진상황을 확인하여 합리적인 통제 · 조정 · 조언
③ 목표 · 전략 · 개선방안 등의 제안

2) 보고의 기능
① 정책 · 전략 · 계획 수립을 위하여
② 사업지원을 위하여
③ 사업결과 평가를 위하여
④ 사실확인을 위하여
⑤ 진도파악을 위하여
⑥ 업무의 독려 및 촉구를 위하여
⑦ 단순참고를 위하여

보고의 기본원칙

보고의 가장 중요한 원칙은 정보를 받는 사람에게 유용한 정보를 제때에 정확히 전달하여야 한다는 점입니다. 즉, 보고의 대상은 정보가치(의사결정에 차이를 가져올 수 있는 능력)가 있는 내용이어야 하며, 의사 결정을 오도하지 않도록 정확하고 완전하게 작성하여 적시성 있게 보고해야 한다는 것입니다.

① 필요성의 원칙
용도를 분명하게 제시하여 불필요한 보고를 억제하고, 이용목적에 적합한 보고를 합니다.
② 완전성의 원칙
철저한 자료 수집을 통하여 관련된 사실을 완전하게 정리하고 보고 작성자 책임한계를 명확히 합니다.
③ 적시성의 원칙
보고시기의 합리적인 선택, 외부정보의 신속한 수집, 사실발생 후의 신속한 보고를 해야 합니다.
④ 정확성의 원칙
공정한 판단에 의하여 정확하게 작성(독단과 편견 배제)해야 합니다.
⑤ 경제성의 원칙
보고서로 인한 효과 · 이익이 보고서 작성에 소요되는 시간 · 인력 · 비용보다 커야 합니다.
⑥ 유효성의 원칙
업무의 통제나 방침결정 등에 대해 가치 있는 보고 자료가 되어야 하며, 보고를 받는 사람이 어떤 행동조치를 취하는데 활용될 수 있도록 작성해야 합니다.
⑦ 간결성의 원칙
보고의 내용은 간결한 형식으로 요약하고 이해하기 쉬운 방법으로 표현하며, 꾸밈 또는 어려운 용어나 불필요한 사항을 배제하도록 합니다.

보고의 방법

구두에 의한 보고는 면담, 전화, 브리핑 등의 형식을 취하며 다음과 같은 경우에 이루어집니다.
- 시간적으로 긴급하여 문서로 작성할 시간적 여유가 없을 때
- 내용이 간단하여 기록의 형식으로 남길 필요가 없을 때
- 기타 상급부서 또는 상급관리자가 급히 알아야 할 필요가 있을 때
- 보안상의 문제로 문서화가 부적합한 경우(민감한 정책적 경영기밀상 보고)

1) 면담에 의한 보고
① 시간
관리자는 일반적으로 즉시 보고를 받을 수 있는 환경에 없는 경우가 많습니다. 따라서 보고자는 사안의 경중이나 복잡성을 참작하여 보고의 시기나 방법을 고려해야 합니다. 긴급한 것이나 극히 간단한 것은 보고자가 다른 일로 바쁘더라도 형편을 보아 양해를 얻어 보고를 할 수 있습니다.

② 내용
보고내용과 관련된 사항 등을 확실히 파악하여 보고 중에 제기되는 질문에 충분한 설명을 할 수 있도록 보고내용에 대한 중요사항이나 계수를 메모하여 지참하고, 보고의 내용은 논리적이어야 하고 주의력을 집중시킬 수 있도록 간단 · 명료하게 해야 합니다.

③ 태도
상사가 서 있는데 앉아서 보고하거나 상사의 말을 중도에서 가로채지 말아야 하며, 안정된 태도를 가지고 관리자가 해당 내용을 잘 알아들을 수 있도록 보고해야 합니다.

2) 전화에 의한 보고
단시간 내 보고의 내용을 정확히 전달하여야 하므로 보고의 제목, 순서, 결론, 건의 등의 핵심사항을 요약한 후 보고를 하고, 또한 보고자는 보고를 받는 사람과 직접 면담하는 것처럼 예의를 갖추어 용어 사용을 단정히 해야 합니다.

3) 브리핑에 의한 보고
보고의 내용이 중요하고 내용이 복잡한 경우에 시각화한 차트를 이용하여 보고내용에 대한 이해를 촉진시키는 방법입니다.

보고서의 종류

1) 기본보고서
일반적인 업무에 관하여 정기적으로 보고하는 것으로 대표적인 것으로는 하루 동안의 업무를 보고하는 일일 보고서가 있으며, 기간별 보고서로 한주 단위로는 주간 보고서, 한 달 단위로는 월간 보고서, 일년 단위로는 연간보고서 등을 작성할 수 있습니다. 그 밖에도 출장의 성과와 결과를 보고하는 출장 보고서와 회의의 내용과 결정된 사항을 보고하는 회의 보고서 등이 있습니다.

① 일일 보고서
일일 업무 · 영업 · 매출 · 작업 · 생산 · 실적 보고서 등
② 주간 보고서
주간 업무 · 영업 · 매출 · 작업 · 생산 · 실적 보고서 등
③ 월간 보고서
월간 업무 보고서, 영업 보고서, 실적 보고서, 정산 보고서 등
④ 연간 보고서
연차 보고서, 분기별 보고서, 결산 보고서 등
⑤ 출장 보고서
출장업무 · 출장결과 · 해외출장 · 거래처 · 시찰 보고서 등
⑥ 회의 보고서
정기업무회의 · 영업회의 · 검토회의 · 개발회의 보고서 등
⑦ 연수 보고서
워크숍 · 세미나 · 연수 · 견학 · 해외 · 교육이수 보고서 등

2) 의견보고서
보고자의 의견이나 아이디어, 제안사항 등을 제시하는 보고서입니다. 업무를 진행 하면서 담당자로서의 의견과 새로운 아이디어가 필요한 경우가 있는데, 이러한 것을 문서화 하여 제출하는 보고서로 대표적인 예로는 제안서, 기획서, 상부에 결재를 받기 위한 품의서 등이 있습니다.

① 제안서
제휴 · 영업 · 용역 · 투자 · 개발 · 컨설팅 · 입점 · 사업 제안서 등
② 기획서
이벤트 · 광고 · 신상품 · 서비스 · 웹사이트 · 마케팅 · 제작 기획서 등
③ 품의서
구매 · 결제 · 비용 · 지출 · 선정 · 지원 품의서 등

3) 상황보고서
상황보고서는 사고, 클레임, 문제점 등에 관한 실태와 정보를 정리하는 보고서로 상황 보고서에는 문제가 발생하였을 경우 작성하는 사고 · 재해 경위서와 클레임, 규정위반, 불량 보고서 등이 있습니다.

① 사고 보고서
사건 · 사고 · 재해 · 안전사고 보고서 등
② 클레임 보고서
고객만족 · 클레임 현황 · 클레임 처리 보고서 등
③ 경위서(시말서)
규정위반 · 분실 · 손실 · 근태관리 · 사고 · 불량 · 고장 등

4) 분석보고서
어떤 주제나 현황에 관하여 조사, 연구, 분석하여 그 결과를 보고하는 문서입니다.

① 조사 보고서
현황 · 테스트 · 시장 · 현장 · 품질 · 재고 · 효과 보고서 등

보고서의 작성절차

보고서는 어떠한 사실이나 의견을 상사에게 전달하는 시각적 의사소통 수단입니다. 따라서 보고를 받는 사람의 다양한 요소를 충분히 고려하여 작성되어야, 의사전달 과정의 왜곡이나 모호함을 피할 수 있습니다. 보고서는 시각적인 인지도를 높이기 위해 일목요연하고, 논리적이어야 합니다.

1) 목적설정
보고서 작성의 목적과 이유, 기대효과 결재권자의 의도 및 지시내용, 필요한 문서 등을 정확히 파악하고 제출하기까지의 진행순서를 정합니다.

① 무슨 이유로 보고를 하게 되었는가?
② 보고를 통해 결정권자에게 요청하는 바가 무엇인가?
③ 시급성을 고려할 때 우선적으로 검토할 사항은?
④ 해당 내용이 어떤 목표와 연계되어 있으며, 어떤 의미가 있는가?

2) 정보수집과 선택
관련규정, 법령, 사례, 통계, 참고문헌 등의 자료를 수집하고 보고서 작성에 필요한 내용을 조사 · 연구한 후, 보고서 작성의 목적에 따라 필요한 내용을 선택합니다.

3) 현재의 상황 및 문제점
수집, 선택, 조사한 정보를 바탕으로 현재의 상황과 문제점을 파악하고 현황이 어떠한지를 객관적이고 사실적이며 다각적으로 기술해야 합니다. 올바른 의사결정이 이루어지기 위해서는 현재 상태에 대한 정확한 인식이 필수적이며, 구체적인 통계, 여론조사 결과, 현장조사 결과 등 입증할 수 있는 자료를 병행하여 제시하면 설득력을 얻을 수 있습니다. 과거로부터 현재까지의 추세, 변화정도, 변화속도 등을 제시하여 현재 상태에 대한 대안을 고민할 수 있도록 기술합니다.

4) 개선 및 제안(효과)
보고서의 중점 내용을 분명히 하여 문장을 구성하고, 보고에 대한 개선 및 제안사항 등을 상대방의 입장에서 이해하기 쉽게 표현하여 작성합니다. 또한 보고서의 내용을 시행할 경우 어떠한 변화가 일어날 것이며, 이는 현재 수준과 얼마만큼 달라질 수 있는지를 예측해 볼 수 있습니다. 긍정적인 효과 이외에 발생할 수 있는 부작용, 문제점, 영향에 대해서도 면밀히 사전 점검하고, 그 해결방안도 제시하는 것이 좋습니다.

5) 최종확인
작성 후 반드시 검토하여 잘못된 부분이나 불필요한 부분이 없는지 꼼꼼히 확인해야 합니다.

보고서 작성의 포인트

① 상사의 요망이나 기대에 초점을 맞춘 보고서
② 결론을 먼저 알 수 있도록 하는 것이 좋습니다.
③ 사실과 의견을 명확히 구분합니다.
④ 읽기 용이하고 간결하게 정리합니다.
⑤ 최후에 자신의 의견을 기재합니다.
⑥ 장문의 경우 요약문을 붙이는 것이 좋습니다.

보고서 작성요령

1) 보고서의 제목
최상단의 보고서 제목은 보고서의 종류에 따라 결정될 수 있습니다.

2) 작성일자, 처리기한, 시행일자
날짜 기입에 경우 ‘작성일자’를 통해 작성된 날짜를, ‘처리기간‘을 통해 언제까지 처리 될 것인가를 알려주어야 하며, ’시행일자‘를 통해 그 업무가 언제부터 정상적으로 시행될 것인가를 정확히 알려 주어야 합니다.

3) 주관부서
해당 업무를 주관하는 부서를 기입하여 표시해 주는 것이 좋습니다.

4) 업무 협력부서
업무상 상호 협조가 필요한 부서명을 기재하여 부서 간에 원활한 업무 협조가 이루어 질 수 있도록 해야 합니다.

5) 기안책임자
기안책임자를 알려 주어 해당 사안이 누구의 총괄책임 하에 작업이 진행되고 있는지를 표시하여야 합니다.

6) 제목
보고서의 구체적 제목은 "사내 인력관리 및 조직구성에 관한 건"처럼 간결하면서도 제목만을 통해 보고하고자 하는 내용을 한눈에 알 수 있도록 하여야 합니다.

7) 본문
본문의 내용에서는 현재까지의 업무진행 사항과 향후 어떤 식으로 진행 될 것인지를 기술합니다. 

8) 문서번호
상기와 같이 업무보고서를 작성할 경우에는 문서의 체계적인 관리를 위하여 문서의 고유번호 내지는 문서의 코드를 정해 문서를 일관성 있도록 분류하여 관리해야 합니다. 체계적인 문서관리 분류는 해당문서를 관리하거나 다시금 찾을 때 보다 효율적인 업무 활용도를 제공할 수 있습니다.

보고서 작성 시 유의사항

보고서의 유형과 목적, 주제의 특성 및 비중에 따라 전개방법이 달라질 수는 있으나, 보고를 받는 사람의 입장에서 이해하기 쉽게 작성하는 것이 가장 중요합니다.

1) 보고의 요점
보고서는 보고의 요점을 명확히 하여 보고를 받는 사람의 관점에서 이해하기 쉽게 작성해야 합니다. 특히 보고서는 특정 사안에 관한 현황이나 연구 · 검토 결과를 보고하거나 건의하는 문서로 특정 사안에 관한 결과의 요점을 명확하게 작성하여 보고 하고자 하는 내용이 무엇인지를 한 눈에 쉽게 알 수 있도록 해야 합니다. 그러기 위해서는 각 사안별로 문장을 나누어 일목요연하고, 간단 · 명료하게 기재하되 이해하기 쉬운 문구를 사용하여 전하고자 하는 내용의 취지를 충분히 전달될 수 있도록 작성해야 합니다.

① 보고를 받는 사람이 내용을 쉽게 이해할 수 있도록 해당분야의 전문용어 사용 등 이해하기 어렵게 작성하지 않도록 유의해야 합니다. 그러므로 전문용어나 어려운 한자, 불필요한 외래어 등의 사용은 지양하되 필요 시 별도의 설명을 추가하거나 참고자료 등을 첨부하는 것이 좋습니다.

② 작성자의 이해관계 및 선입견을 배제하고 모든 관련사항을 확인 · 재확인하여 보고를 받는 사람의 정확한 판단에 도움이 되도록 작성해야 합니다. 단편적이거나 특정 부서(직원)의 의견만을 반영하지 않고, 과거사례 및 타 부서(직원) 의견 등을 포괄적으로 검토하여 작성합니다.

③ 수요자가 필요로 하는 시점에 보고되어 최대한으로 활용될 수 있도록 적절한 시기를 선택하여 보고하도록 합니다.

2) 보고서의 완결성
① 보고서는 그 자체로 완전한 형식과 내용을 갖추어야 하며, 다른 보고서나 자료가 없이는 제대로 이해할 수 있어야 합니다.
② 보고서를 보고 추가적인 질문사항이 발생하지 않도록 명확히 서술해야 합니다.
③ 보고서에 몇 개의 주제를 혼합하여 혼동을 일으키지 않도록 보고서당 단일주제로 작성합니다.
④ 보고서 분량은 가능한 심플할수록 좋으며, 필요시 별첨 참고자료를 활용합니다.

※ 5매 이상 넘어가는 보고서는 목차를 설정하고 하이퍼링크로 연결하면 편리하게 볼 수 있습니다. 단, 시급성이 요구되는 보고의 경우에는 부득이하게 부분적으로 보고할 수밖에 없으나, 추후 진전사항을 종합하여 추가로 보고하는 것이 좋습니다.

3) 표준화된 서식
① 가급적 업무 시스템에 등록되어 있는 표준화된 보고서 서식 · 규격을 사용합니다.
② 내용과 구성이 산만하지 않도록 최대한 간결하게 작성하고 가능한 육하원칙에 의거해 작성하며, 불필요한 미사여구나 수식어, 오해를 유발할 수 있는 애매한 표현이나 과장된 표현은 지양해야 합니다.
③ 보고서 작성 목적 · 경위와 쟁점, 대안, 추진계획을 명확하게 기술합니다.
④ 간략한 보고서의 경우 시작하는 문단에 가장 중요한 내용이 들어가도록 하고, 이어 그것을 뒷받침하는 내용을 배치해야 한다. 특히 상황 · 정보보고서의 경우 매우 중요합니다.
⑤ 명료한 어휘를 사용하되, 단어의 과도한 압축적 사용으로 본래의 뜻이 왜곡되지 않도록 유의하도록 합니다.

 

마지막으로 제가 생각하는 보고서에 대해 얘기해 보겠습니다.

 

보고서란 조직 구성원간의 의사소통이 제일 큰 목적이라고 생각합니다. 권한을 가진 리더가 모든 업무를 세세하게 알 수 없기 때문에 보고를 통해서 구성원의 업무와 관련된 중요한 의사결정을 받는 것이라고 볼수 있습니다. 보고서를 작성하면서 불필요한 시간소요나 단순 반복적인 행위로 인한 비효율적인 업무로 이어질 수도 있습니다. 심한 경우 보고를 위한 보고서를 작성하기도 하고 그 때문에 밤늦게까지 야근하고 새벽에 출근하고 심지어 주말근무도 해야하는 경우도 있습니다. 당연히 쓸데없는 보고는 줄여야 하겠습니다.

 

또 다른 목적으로 보고라는 것은 누군가에게 책임을 지게 하는 방법이기도 합니다. 물론 책임이라는 용어가 뭔가 부정적으로 다가오는 분들도 계실겁니다. 하지만 정당한 책임은 조직 누군가에게는 반드시 필요한 필수불가결한 요소입니다. 대부분 그 책임이라는 것을 지기 위해서 직책을 가지고 회사, 조직을 위해서 일을 하는 것입니다. 바로 '리더'의 역할인 것이지요. 회사에서는 그만큼의 보상을 해주는 것이고요. 

 

만약 실무자가 권한이 없음에도 임의로 일을 진행했을 경우 바로 그가 그런 권한이 없는데 실행한 것에 대해 책임을 묻게 되는 도구가 될 수 있다는 것입니다.

 

지금처럼 코로나 시국에 비대면 업무가 늘어나는 경우에는 특히 조직간 업무 의사소통이 저하되는게 현실입니다. 어떤 방법으로 협업을 잘 할 수 있을지 끊임없이 찾고 개선해 나가야 할 것입니다.